5 dicas básicas de como montar um evento Social
Reunir amigos para uma pequena comemoração, fazer um batizado, casamento ou até mesmo a comemoração de um aniversário demanda tempo e dedicação.
Quando falamos em eventos, logo somos tomados pela magia de toda produção. Entretanto, o evento é sempre maior do que imaginamos. Por isso, é preciso atenção e cuidado na hora de planejar.
Val Lima, produtora da HV7 cerimonial, dá algumas dicas básicas de como promover um evento simples e com sucesso.
A hora do Planejamento
Para que tudo saia conforme o esperado, as dicas começam no bom planejamento. “Fazer um evento é sempre evitar incêndios, você precisa ser organizado e antever os problemas” afirma a produtora.
Identificar quais são os objetivos, o que você espera daquele momento e o que as pessoas esperam do seu evento é importante para que você trace as diretrizes dos acontecimentos.
Organize-se e escolha um espaço
Quantifique o numero de pessoas, escolha um espaço adequado. O local precisa atender a todas as necessidades de seus convidados.
Tendo isso pronto, comece a montar o check-list do evento, anote tudo o que você vai utilizar. Desde guardanapos, a quantidade de cadeiras e mesas e profissionais especializados. Tudo deve ser anotado para que não falte nada.
Como escolher a empresa terceirizada
Escolher a empresa requer muita pesquisa, procure por referências e não aposte todo seu evento na mão de apenas um fornecedor. Empresas como a HV7 Cerimonial, possuem o serviço de consultoria de eventos, que serve exatamente para trabalhar junto com você na pesquisa de qualidade dos fornecedores. “É preciso que os fornecedores sejam de confiança. Profissionais desqualificados, que atendem mal equivale ao valor tota do seu investimento desperdiçado.” orienta a produtora Val Lima.
Na hora da montagem
Um bom organizador de eventos tem que participar de todas as etapas, a hora da montagem é crucial para que você comece a sentir como será o evento. Portanto, esteja ligado a tudo o que está acontecendo e não se esqueça do check list.
A produtora Val dá uma dica importante sobre este momento “se coloque no lugar do convidado, faça o caminho dele dentro do espaço. Assim você garante uma visão mais real do ambiente.” Afirma ela.
Vale lembrar que a segurança dos convidados é item principal na montagem, por isso não obstrua portas e crie passagens de emergência.
Está chegando o momento, hora da orientação
O evento esta perto de começar. Reúna toda equipe, fornecedores e prestadores de serviço, diga a cada um deles como deve funcionar o trabalho durante o período do evento. Se há convidados que devem ter mais atenção e quem a equipe deve procurar em caso de problemas. Ter os funcionários ao seu lado durante o evento é garantia de sucesso, explica Val Lima. “Uma equipe qualificada em atender e bem orientada traz resultados satisfatórios e afasta problemas.” conclui a produtora.
Agora sim, com tudo organizado é só receber os convidados!
Essa e outras dicas você vai encontrar no Curso Tudo sobre cerimonial social – Sua empresa, do planejamento, marketing e execução, ao pós-atendimento, que acontece no próximo dia 27 de novembro, com o cerimonialista e mestre de cerimônias Fredh Hoss e Val Lima Produtora, ambos diretores da HV7 Cerimonial. Clique aqui e faça já sua inscrição!
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